Tips dan Trik Menggaet Sponsorship untuk Kegiatan Kemahasiswaan

Danang Sukantar, M.Pd., menyampaikan materi dalam acara Pelatihan Sponsorship BEM FAST Universitas Ahmad Dahlan (UAD) (Foto: Tsabita)

Organisasi Kemahasiswaan (ormawa) tentu tidak lepas dari perannya dalam pengembangan kompetensi mahasiswa, salah satunya yaitu melalui pengadaan kegiatan yang inovatif untuk mengasah skill mahasiswa. Dalam penyelenggaraannya, sebuah acara tentu membutuhkan suntikan dana guna kelancaran kegiatan. Terlepas dari dana yang diberikan oleh kampus, tidak jarang ormawa berinisiatif untuk mencari sponsorship sendiri sebagai income tambahan. Bagi yang sudah malang melintang dalam kepanitiaan sebuah event, hal ini jelas bukan sesuatu yang asing.

Sebagai salah satu poin krusial, sponsorship tidak bisa dianggap remeh dan enteng. Penanganannya perlu dilakukan dengan jeli agar bisa mencapai target yang diharapkan. Dalam acara Pelatihan Sponsorship yang digelar oleh Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Fakultas Sains dan Teknologi Terapan (FAST) Universitas Ahmad Dahlan (UAD) pada 10-05-2022, Danang Sukantar, M.Pd. selaku Kepala Bidang Pembinaan Organisasi Kemahasiswaan dan Prestasi Mahasiswa (Pokpresma) Biro Kemahasiswaan dan Alumni (Bimawa) UAD berkesempatan untuk membagikan trik jitu dalam menarik hati sponsorship.

Menurut Danang, hal pertama yang harus dipersiapkan saat akan bertemu pihak sponsor adalah penampilan. Sebagai dasar dari visualitas diri, penampilan akan menunjukkan value masing-masing individu. Pastikan bahwa kamu telah melakukan bersih diri, berpakaian rapi, dan bersikap sopan saat berhadapan dengan sponsor. Penampilan yang baik akan meninggalkan kesan yang baik pula dalam benak lawan bicara kita. Terlihat seperti hal yang kecil, tetapi bisa jadi berpengaruh dalam penilaian mereka untuk pengambilan keputusan. Satu lagi yang tidak kalah penting yaitu on time sesuai kesepakatan waktu untuk bertemu, akan lebih baik jika datang lebih awal.

Poin selanjutnya yaitu perkenalan, saat bertemu dengan pihak sponsor, lakukan perkenalan diri secara singkat, padat, dan jelas dimulai dari nama dan asal organisasi. Lalu, tanpa terlalu banyak basa-basi, langsung to the point jelaskan maksud dan tujuan kedatangan kita. Kemudian, paparkan tentang konsep acara yang akan digelar seinovatif mungkin untuk menarik minat sponsor. Tidak lupa juga dengan lokasi dan waktu pelaksanaan acara. Untuk memberikan ilustrasi yang jelas, kamu bisa melampirkan foto dari venue acara agar mereka yakin untuk memberi sponsor.

Yang ketiga yaitu proposal, Danang menuturkan, “Tidak usah buat proposal yang tebal dan berlembar-lembar, cukup yang simple dan eye-catching.” Sebagai sebuah perusahaan besar, sponsor yang dituju mungkin saja menerima ratusan proposal yang juga ingin mengajukan kerja sama seperti kita. Mereka tentu tidak memiliki banyak waktu untuk membaca semuanya secara detail dan hanya yang menariklah yang akan dipilih. Pastikan bahwa kamu sudah mencantumkan identifikasi dan analisis atas kebutuhan apa saja yang diperlukan. Untuk menambah nilai plus, buat desain proposal sesuai dengan perusahaan yang dituju. Terkait penawaran, fokuskan untuk membuat seating area untuk penentuan titik pameran produk dari sponsorship di lokasi acara.

Trik selanjutnya yang harus diimplementasikan adalah memilih orang yang tepat untuk ditugaskan menjadi agen pencari sponsorship. Beberapa kriteria yang menjadi syarat utama yaitu komunikatif, paham kegiatan secara detail, berani mengambil keputusan tepat, serta pastikan ia adalah seorang negosiator yang baik. Untuk mencapai target yang ditetapkan, orang tersebut harus memahami target yang menjadi sasaran, termasuk profilnya dan produknya.

Terakhir, jika sudah berhasil mendapatkan sponsor, buat laporan kegiatan acara (report) untuk disampaikan kepada pihak mereka. Pastikan bahwa eksekusi pelaksanaan dilakukan sesuai dengan penawaran di awal kesepakatan. Hal ini penting untuk menjaga kepercayaan dari perusahaan terkait. Kepuasan mereka akan berdampak positif bagi kita baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang untuk generasi kita selanjutnya. (tsa)