Belajar Mengelola Event di Coaching Class Ilkom UAD
Acara Coaching Class Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas Ahmad Dahlan (UAD) (Foto: Tsabita)
Program Studi (Prodi) Ilmu Komunikasi (Ilkom) Universitas Ahmad Dahlan (UAD) menggelar webinar coaching class pada Rabu, 30 Maret 2022 secara daring melalui Zoom Meeting. Dengan mengangkat tema “The Mind Blowing Event”, coaching class berfokus membahas tentang tips dan trik pengelolaan sebuah event agar sukses besar. Hadir sebagai pembicara yaitu Bakkar Wibowo, founder Balkonjazz Festival dan Prambanan Jazz Festival.
Siapa yang tidak kenal dengan dua festival musik legendaris tersebut? Sosok yang berperan penting di balik layar atas suksesnya gelaran acara tersebut adalah Bakkar Wibowo. Dengan dipandu oleh Kepala Program Studi (Kaprodi) Ilkom UAD, M. Najih Farihanto, S.I.Kom., M.A., Bakkar menjelaskan secara detil tentang hal-hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan sebuah event.
Sebagai langkah awal pre-production, yang utama harus dilakukan adalah riset. Hal ini penting sebagai mitigasi untuk selanjutnya digunakan sebagai direction atau proses pengarahan audiens. Melihat kondisi lapangan secara langsung, bagaimana 20.000 penonton akan diarahkan ketika acara berlangsung, juga pertimbangan waktu penyelanggaraan acara. Di luar negeri, umumnya acara-acara seperti festival musik digelar ketika summer atau musim panas, sama halnya dengan di Indonesia, sebaiknya hindari waktu ketika musim penghujan.
Terkait ide untuk membuat sebuah acara, menurut Bakkar bisa datang dari mana saja. Terlebih saat ini digitalisasi adalah sebuah hal yang bisa dijangkau dari genggaman kita, perbanyak referensi informasi melalui eksplor di media sosial. Selanjutnya, lakukan eksekusi dengan metode ATM (amati, tiru, modifikasi). “Saya sendiri adalah maniak festival, baik lokal maupun internasional saya suka dan sering sekali menonton konser. Dari situ saya jadi tahu banyak hal-hal yang bisa dijadikan inspirasi,” terang Bakkar.
Terdapat empat hal penting yang dijadikan sebagai tolok ukur kesuksesan sebuah acara, yaitu sukses business, sukses crowd, sukses performance, dan sukses dokumentasi baik media maupun visual. Untuk mencapai level tersebut, diperlukan persiapan yang matang. Lebih lama jangka waktu persiapannya maka hasilnya akan lebih well-prepared. Lakukan ceklis untuk memastikan tidak ada hal yang tertinggal walau hanya detail kecil, dan pastikan untuk menetapkan skala prioritas dalam eksekusinya.
Bakkar juga menyampaikan bahwa menurutnya hasil (goals) lebih penting dari pada proses. Ia yakin bahwa setiap orang pasti punya cara-cara unik untuk melakukan proses menuju hasil terbaiknya. Dalam sebuah event, yang dinikmati oleh orang banyak adalah hasilnya. “Ketika ada masalah, jangan panik, tetap tenang dan selesaikan agar bisa dikontrol serta tetap berada dalam jalur,” tegasnya.
Untuk teknis acara, yang paling penting pertama harus diurus adalah permit atau perizinan, hal ini tidak bisa diganggu gugat karena berkaitan dengan governance jadi pastikan sudah mengantongi izin untuk menggelar acara dari instansi setempat. Selanjutnya adalah talent atau bintang tamu, sesuaikan dengan demand audiens dan budget. Lalu, production atau pengawalan acara, segala hal seperti lokasi, panggung, venue, persiapan, dan lainnya harus benar-benar telah dilakukan dengan baik agar acara berjalan lancar. Hospitality atau pengawalan bintang tamu, perlakukan mereka dengan baik dan turuti dengan semaksimal mungkin jika ada permintaan khusus dari mereka. Terakhir, media dan publikasi, berkaitan dengan promosi acara untuk menarik audiens secara optimal, pastikan untuk tidak bocor sebelum tanggal promosi dimulai.
Sebagai penutup, Bakkar berpesan bahwa belajar mengelola sebuah event tidak harus langsung dengan sebuah acara besar seperti festival musik terkenal. Bisa dimulai dari menjadi panitia acara di kampus atau organisasi, hal itu akan memberi banyak pengalaman untuk nantinya sebagai bekal untuk melangkah lebih jauh. (tsa)
