Pentingnya Manajemen Event Taktis dan Terstruktur
Rosa Kusuma Dewi Azhar, S.Pd., M.Si, Pemateri Upgrading Supporting Student Bidang Humas dan Protokol Universitas Ahmad Dahlan (UAD) (Foto. Humas UAD)
Masih dalam rangkaian kegiatan Upgrading Supporting Students Bidang Humas dan Protokol Universitas Ahmad Dahlan (UAD) pada 27-28 Mei 2025 di Hotel Griya Persada Yogyakarta, Rosa Kusuma Dewi Azhar, S.Pd., M.Si., selaku Sekretaris Biro Komunikasi dan Pelayanan Umum Pimpinan Pusat (PP) Muhammadiyah menjadi pemateri dalam kegiatan tersebut.
Dalam sesinya, Rosa memaparkan berbagai tantangan yang sering dihadapi tim pelaksana dalam penyelenggaraan sebuah acara. Beberapa di antaranya, kurangnya koordinasi antardivisi, konsep acara yang tidak sesuai, komunikasi tidak transparan, pembagian tugas yang tidak sesuai, rundown acara kurang optimal, dan juga pemilihan narasumber. Jika hal tersebut tidak diantisipasi dengan manajemen risiko yang baik, maka dapat mengganggu keberlangsungan acara, “Sebagai tim pelaksana kita harus selalu siap walaupun dalam waktu yang singkat,” ucapnya.
Kesuksesan dalam menggelar acara juga tak luput dari peran protokoler, sebab dalam acara formal, baik di perusahaan maupun instansi, fungsi dari protokoler adalah menjamin kelancaran acara agar sesuai dengan aturan yang berlaku. “Seorang protokoler tidak boleh hanya aktif, namun juga harus proaktif. Sebab, perannya bukan sekadar menunggu, melainkan mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan dan dapat mengganggu jalannya acara,” kata Rosa.
Lebih lanjut, ia juga menyampaikan kunci kesuksesan dalam menyelenggarakan acara adalah dengan perencanaan matang, komunikasi efektif, serta melakukan koordinasi yang solid, “Pemahaman dalam berorganisasi adalah hal terpenting dalam dunia pekerjaan, khususnya dalam kemampuan problem solver. Karena, pemecahan masalah adalah salah satu keterampilan yang harus dimiliki oleh generasi sekarang ini,” tuturnya.
Dengan berakhirnya sesi kali ini, diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan pemahaman baru bagi mahasiswa mengenai manajemen acara dan keprotokolan serta langkah-langkah preventif terhadap permasalahan yang mungkin terjadi ketika menyelenggarakan suatu acara. (dar)
