Mengoptimalkan Peran Public Relations di Perguruan Tinggi
Chairul Fajri, S.I.Kom., M.A. Kepala Bimawa Universitas Ahmad Dahlan (UAD) sekaligus Ketua PR Indonesia wilayah Yogyakarta (Foto: Humas dan Protokol UAD)
Public relations yang selanjutnya biasa dikenal sebagai PR, lekat kaitannya dengan citra yang merupakan pilar terbentuknya reputasi. Citra merupakan pondasi kekuatan utama yang tak ternilai harganya bagi sebuah institusi atau lembaga. Berbagai macam upaya akan dilakukan dalam rangka menjaga nama baik.
Perguruan tinggi sebagai institusi penyedia jasa pendidikan perlu mengelola citranya. Dalam hal ini, Universitas Ahmad Dahlan (UAD) sebagai salah satu Perguruan Tinggi Muhammadiyah (PTM) terbaik di Indonesia memperhatikan dengan saksama peran dan fungsi PR dalam rangka mewujudkan good university governance.
Chairul Fajri, S.I.Kom., M.A. selaku Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni (Bimawa) UAD sekaligus Ketua PR Indonesia wilayah DIY berkesempatan menjadi narasumber dengan topik “Public Relations di Perguruan Tinggi” yang disampaikan dalam acara Upgrading Student Employee (SE) bidang Humas dan Protokol Kantor Universitas pada Selasa–Rabu, 14–15 Maret 2023 di Griya Persada Kaliurang, Sleman.
Fajri membedah materi secara bertahap mulai dari pentingnya bersikap ramah dan menjadi representasi yang baik, strategi komunikasi, hingga manajemen PR. “We born to be public relations. Kita membawa citra diri sendiri, kita adalah representasi diri dan sosial. Membangun reputasi yang baik memerlukan waktu, tetapi dapat rusak dalam waktu sekejap,” terangnya.
Merefleksikan Konsep Public Relations
Pertama, we born to be public relations. Artinya, sebagai manusia sejatinya kita terlahir sebagai seorang public relations. Secara logika, kita merepresentasikan diri sendiri, hidup dalam rangka menjaga nama baik diri sendiri. Dalam hal ini, bidang Humas (disebut bidang Humas dan Protokol di UAD) akan merepresentasikan organisasinya yaitu UAD.
Kedua, fungsi PR adalah fungsi komunikasi. Berbeda dengan pendekatan hukum yang merupakan bentuk atau segala cara pemberitaan yang bisa berubah menyesuaikan keadaan atau mementingkan asas pembenaran. Fungsi komunikasi pada PR adalah seni dalam berkomunikasi yang berfokus pada keindahan (citra) dalam berkomunikasi. Di dalam fungsi komunikasi, seorang PR akan memainkan tone emosional audiens.
Ketiga, perkembangan media digital. Sejalan perubahan zaman, peran Humas saat ini sangat lekat dengan dunia media digital. Menjawab hal itu, seorang PR harus bisa membuat media yang kreatif dan inovatif serta membangkitkan emosional. Tujuannya adalah meningkatkan engagement dan mempunyai values sehingga citra akan terbangun dengan baik.
Keempat, makin tingginya persaingan antarperguruan tinggi. Saat ini, perguruan tinggi baik itu negeri maupun swasta membutuhkan peran PR di dalamnya. Optimalisasi peran Humas merupakan metode cara publisitas yang tidak berbayar dan efisien. PR menjadi penjembatan komunikasi antara organisasi dan publik, untuk mendapatkan citra dan reputasi baik.
Good Reputation
Fajri menegaskan, “We build reputation, inch by inch, day by day, step by step. But they can be destroyed in an instant.” Artinya, citra dan reputasi suatu institusi dibangun tidak dalam waktu singkat. Namun kedua hal tersebut bisa rusak secara tiba-tiba dengan waktu yang sangat singkat. Maka dalam menyusun publisitas perlu hati-hati dan bertahap. Pertanyaannya, sudah baikkah reputasi UAD? Fajri menyampaikan, “Dalam 5 tahun terakhir, UAD memiliki citra yang sangat bagus di mata masyarakat.”
PR pada dasarnya berfungsi untuk menghubungkan publikk atau pihak-pihak yang berkepentingan dan saling terkait di dalam suatu instansi atau organisasi, sehingga terjadi pola hubungan harmonis yang dapat menunjang pencapaian tujuan organisasi secara saling menguntungkan. “Communication designed to gain public understanding and acceptance,” jelasnya.
Komunikasi Profesional
Komunikasi professional merupakan komunikasi yang bertujuan untuk menunjang aktivitas pekerjaan kita. Dalam sebuah organisasi/instansi, kita mengenal berbagai jenis komunikasi seperti: komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, komunikasi linier, maupun komunikasi formal dan komunikasi nonformal.
Sebagai PR, ada 3 kompetensi yang harus dikuasai antara lain komunikasi tulis seperti proposal, notulen, laporan kegiatan, surat menyurat, dan lain-lain. Kemudian komunikasi internal yakni komunikasi kepada atasan, rekan kerja, atau bahkan unit lain. Terakhir adalah komunikasi eksternal yang berkaitan dengan media, instansi pemerintah, masyarakat, konsumen, klien, dan lain sebagainya. Kompetensi ini harus dipahami oleh bidang Humas baik itu di dalam perguruan tinggi maupun yang lain.
Fajri menjelaskan strategi komunikasi yang baik di antaranya mencari tahu siapa komunikan atau penerimanya dengan jelas, menetapkan pesan kunci dengan baik, memilih waktu dan media komunikasi yang tepat dan senantiasa inisiatif dalam bekerja atau merespons isu.
Kesuksesan dan Keberhasilan Komunikasi PR
Sebagai Humas di perguruan tinggi, berikut adalah kunci kesuksesan dan keberhasilan komunikasi PR. Pertama, dengarkan dan pahami. Artinya, mendengarkan apa yang menjadi harapan dari stakeholders. Kedua, memilih komunikator dan media seperti siapa yang menyampaikan pesan, kredibilitasnya seperti apa, medianya bagaimana. Ketiga, membuat pesan yang mampu membangkitkan emosional audiens. Keempat, menarik engagement. Misalnya, seberapa jauh keterlibatan audiens dan ketertarikan terhadap pesannya.
“Banyak perguruan tinggi yang hebat dan memiliki banyak capaian, tetapi tidak sedikit yang gagal dalam mengomunikasikan hal tersebut, sehingga mengakibatkan kurangnya minat dari calon mahasiswa baru dan ketidakpuasan stakeholders,” ucap Fajri kepada seluruh SE bidang Humas dan Protokol UAD. (roy)
