Membangun Administrasi yang Rapi dan Visioner ala IMM
Narasumber Pelatihan Administrasi IMM PBII Universitas Ahmad Dahlan (UAD), Siska Maulina, S. Pd. (Foto. Tim Dokumentasi IMM PBII)
Dalam pelatihan administrasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan, Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, dan Pendidikan Bahasa Inggris (PBII) Universitas Ahmad Dahlan (UAD), IMMawati Siska Maulina, S.Pd., menyampaikan materi mendalam seputar peran strategis administrasi dalam organisasi.
Materi dimulai dengan pengertian kesekretariatan sebagai aktivitas pengelolaan sekretariat, termasuk inventarisasi barang dan arsip organisasi. Inventaris organisasi dibagi menjadi dua, yaitu inventaris permanen dan tidak permanen. Penataan ini penting untuk menjaga keteraturan aset dan dokumen.
Siska juga mengulas buku-buku yang wajib dimiliki organisasi. Ia menjelaskan bahwa pencatatan manual tetap relevan, meskipun sudah banyak sistem digital. Hal ini demi menjamin keamanan data dan arsip yang mudah diakses kapan pun dibutuhkan.
Selanjutnya, dijabarkan pula fungsi dan tugas sekretaris umum dan sekretaris bidang. Pada sesi surat-menyurat, Siska menguraikan jenis-jenis surat dalam IMM, mulai dari surat keputusan, mandat, permohonan, hingga surat berita acara. Ia juga memberikan penjelasan rinci tentang kerangka surat. Bahkan, ketentuan teknis seperti ukuran kertas, jenis dan ukuran huruf, serta spasi surat juga disampaikan sebagai bagian dari standar administrasi resmi IMM.
Di akhir sesi, Siska menegaskan bahwa sekretaris adalah penghubung vital dalam organisasi. Tanpa administrasi yang rapi, organisasi akan mengalami kekacauan dan kehilangan arah. Oleh karena itu, membangun budaya administrasi yang baik adalah langkah awal menuju keberhasilan gerakan IMM. (Mawar)
